Das Kreiswehrersatzamt des 21. Jahrhunderts
Das Projekt „Papierloses Kreiswehrersatzamt“
Ziel des Projektes war es, den Lebensweg von Wehrpflichtigen und ehemaligen Soldaten in den Kreiswehrersatzämtern (KWEA) mit modernen Technologien steuern und verwalten zu können.
Das Projekt wurde im Jahre 2005 beim 5. eGovernment-Wettbewerb, der von BearingPoint und Cisco Systems jährlich durchgeführt wird, prämiert, weil es gelungen ist, eine durchgängige elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung zu entwickeln. Die Geschäftsordnung wurde den neuen Prozessen gesondert angepasst. Die Entwicklung der IT und der Vorgänge lässt sich gut auf andere Teile der Bundeswehr übertragen.
Wie platziert sich das Projekt in der durch SASPF und die BWI geprägten Landschaft ?
Dem Kerngedanken einer durchgängigen elektronischen Akten- und Vorgangsbearbeitung folgend sind in den Folgejahren kontinuierlich weitere Verbesserungen integriert worden. Hierzu zählt vor allem der vollautomatische Ablauf der ärztlichen Untersuchung im Musterungsprozess mit Übernahme von Ergebnisdaten aus den bei der Untersuchung verwendeten medizinischen Geräten.
Als Ergebnis wird hier vollautomatisiert ein ärztliches Untersuchungsergebnis erzeugt. Anpassungen an die zugrundegelegten ärztlichen Vorschriften sind dabei jederzeit kurzfristig möglich.
Die Einmaligkeit der Verbindung des Archivierungsgedanken mit automatisierten, den Arbeitsablauf abbildenden Workflows in der Bundeswehr ist geblieben. Gleichwohl ist das Projekt mittlerweile soweit ausgereift, dass Daten auch aus anderen Verfahren (zum Beispiel dem Personalwirtschaftssystem Bundeswehr) übernommen werden könnten.
Eine mögliche Schnittstelle zur elektronischen Personalakte unter SASPF ist vorgesehen und könnte bei Bedarf zu einem bidirektionalen elektronischen Austausch von archivierten Dokumenten zwischen beiden Systemen genutzt werden. Hiermit könnte ein weiterer Medienbruch, etwa beim Aktenversand zwischen Kreiswehrersatzämtern und Einberufungstruppenteil, beseitigt werden.
Gleichwohl wird sich auch dieses Projekt an der Philosophie des Zentralisierungsgedanken orientieren, um den Anforderungen des im Dezember 2006 geschlossenen Herkules-Vertrages folgend, in einen durch die BWI geführten Zielbetrieb übernommen zu werden. Erste Konzeptionen in diese Richtung zeigen sich schon in der Zentralisierung der das Einplanungsverfahren „Grundwehrdienstleistende / freiwillig zusätzlich Wehrdienstleistende“ unterstützenden „Grundwehrdienstdatenbank“. Weitere Maßnahmen wie die Zentralisierung des Aktenarchives befinden sich in der Konzeptphase.
Bleiben wird auch in Zukunft das, was letztlich den Mehrwert in der täglichen Arbeit besonders in den Wehrersatzbehörden ausmacht: Die umfassende und durchgängige elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung sowie ein medienbruchfreier Austausch zwischen den Wehrersatzbehörden und die Reduzierung von Medienbrüchen zum Kunden auf ein Minimum.
Das Projekt bewährt sich seit 2002 im flächendeckenden Einsatz.
Diese im Jahre 2006 getroffene Aussage trifft auch heute noch zu. Das seinerzeit prämierte Projekt ist zwar auch im Jahre 2009 immer noch einmalig in der Bundeswehr, wird aber auch darüber hinaus genutzt.So wird der elektronische Aktenaustausch mit dem Bundesamt für den Zivildienst, der Anfang 2006 in die Erprobungsphase ging, seit Mitte des Jahres 2006 produktiv genutzt. Innerhalb der Bundeswehr nutzt ein Teil der Stammdienststelle der Bundeswehr den Vorteil elektronisch archivierter Dokumente und wird insbesondere im Rahmen der Reservistenbetreuung am elektronischen Aktenaustausch mit den KWEA teilnehmen.
Des weiteren ist geplant, die in den KWEA erzeugten Gesundheitsunterlagen der Wehrpflichtigen elektronisch an das WMSIBw zu übermitteln, um hier einen medienbruchfreien Übergang in die dort durchgeführte Microverfilmung zu ermöglichen.
Die Anwender in den Wehrersatzbehörden sind aufgrund eines stringenten Akzeptanzmanagements von der zur Verfügung gestellten Arbeitsumgebung überzeugt und wollen es nicht mehr missen.
Das Interesse innerhalb der Bundeswehr und von anderen Behörden außerhalb des Geschäftsbereichs an dieser Lösung ist nach wie vor sehr hoch.
Möchten Sie mehr über diese IT-Unterstützung (Dokumentenmanagementsystem und die dazugehörigen Module) erfahren, klicken Sie bitte auf den Download in nebenstehendem Downloadbereich....
